Какие возможности электронного документооборота для организации?
Перевод организации на электронный документооборот значительно увеличивает ее возможности, предлагая множество удобных функций. К ним можно отнести:
- полный перевод делопроизводства в электронный вид – документы создаются, хранятся и перемещаются в специальной электронной среде;
- входящая и исходящая информация также поступает в электронном виде и гораздо проще обрабатывается;
- легкое контролирование движения документации, делая его более точным и полным;
- электронный документооборот внутри организации позволяет создать единую информационную среду, объединив многочисленные аспекты деятельности;
- возможность проведения детального анализа рабочего процесса компании в режиме онлайн, что позволяет принимать мгновенные управленческие решения.
При выборе сервиса электронного документооборота учитывается уже существующая схема документооборота в организации для более простой адаптации.
Как происходит организация электронного документооборота на предприятии?
Внедрение электронного документооборота в организацию позволяет оптимизировать бизнес-процессы и ускорить принятие важных внутренних решений. Для этого необходимо выполнить следующие шаги:
- Выбрать надежного провайдера и систему ЭДО. Электронная система документооборота в организации начинается с выбора провайдера, посредством которого будет проводиться обмен документами. .
- Разработка инструкций. Это важный шаг при переходе на электронный документооборот. Инструкция должна содержать перечень правил работы с электронными документами, шаги их создания, подписания, сроки хранения.
- Обучение сотрудников. Важный шаг, во время которого каждый работник предприятия должен научиться работать с электронными документами и всеми их составляющими, например, электронной подписью. Также следует обучиться созданию документов и взаимодействию с ними.
- Приглашение контрагентов. Обычно организация работы с электронными документами подразумевает заключение соглашения с контрагентами, определяющее порядок проведения документооборота.
Организация электронной системы управления документооборотом достаточно быстрый процесс.
